Kiválasztás

Egy működés támogató rendszer bevezetése hosszú időre szól, sokáig meghatározza a vállalkozás működését, jövőjét.
A vállalkozásoknak a sikeres döntések meghozatalához olyan rendszerre van szükségük, amelyek megfelelő információt szolgáltatnak a vállalkozás pillanatnyi helyzetéről. Emellett a cégeknek meg kell ismerni a vásárlóik szokásait, és megfelelő reakciókat kell adni azokra.
A manuális módszerek lassíthatják a cég működését, akadálya lehet a növekedésnek.
Az alábbiakban megpróbálunk támogatást nyújtani ahhoz, hogy a legmegfelelőbb, a cég működése szempontjából legoptimálisabb döntést hozhassa a további hatékony működés és potenciális növekedés érdekében.

Igényfelmérés:
Az egyik legfontosabb lépés, amely meghatározza az összes további lépést az igények specifikálása.
A rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása kizárólag a vállalkozás feladata. A tevékenységek, folyamatok reális, pontos felmérése, leltározása az alapja a kiválasztásnak. Ez szükséges ahhoz, hogy a kiválasztott rendszer képes legyen kezelni a cégünk folyamatait, és képes legyen a növekedésre.
Egy ilyen felmérést külső vállalkozás is képes elvégezni, amely először megvizsgálja, felméri a cég működését, aztán segít kiválasztani a legmegfelelőbb támogató rendszert, de egy ilyen folyamat nagyon drága. Azt is látni kell, hogy egy önvizsgálat mindig felszínre hoz olyan eredményeket, területeket, amelyek a cég saját erőforrásaiból fejleszthetőek.
A folyamatfelmérés emellett rávilágít arra, hogy egy működéstámogató rendszer önmagában nem érték. Akkor lesz működőképes, ha megtöltjük a céget érintő információkkal, adatokkal.
Azért is fontos, hogy pontos és teljes is legyen az igényfelmérés, mert a bevezetés elkezdése után, a befektetett erőforrások és elköltött pénz tükrében már nem változtathatunk, vagy csak jelentős további emberi és anyagi ráfordításokkal.

Technológiai kérdések:
A legmegfelelőbb rendszer kiválasztása során nagyon fontos, a technológia is. Fel kell tennünk a kérdést, hogy a meglévő infrastruktúrába illeszthető-e, annak kapacitása elegendő-e a megnövekedett igény kiszolgálására. Szükséges-e beruházás, esetleg felhő szolgáltatásként megrendelhető-e. Tudni kell, hogy a felhasználói kliens gépeken szükséges-e telepíteni valamit, mert a későbbi üzemeltetés során az is erőforrásokat igényelhet.

Kérjünk bemutatót:
A kiválasztás során érdemes meggondolni, illetve kérni, bár nem kötelező elem, hogy a kiválasztott szállító mutassa be a tervezett rendszer működő verzióját.

Tesztrendszer:
Az éles rendszer bevezetése előtt érdemes egy teszt rendszert létrehozni. Ezt paraméterezzük fel úgy, hogy a későbbi éles rendszerhez legjobban hasonlítson, amennyiben lehetséges ugyanúgy. Ugyan ez a lépés akár jelentősen megdrágíthatja a projektet, a későbbi fejlesztések, frissítések során nagy szolgálatot tehet, mert biztonságosabb lesz az éles rendszerben lévő adatokon való minden változtatást véghezvinni.

Menedzsment döntések:
A bevezetési döntés előtt érdemes végiggondolni a hosszú távú működtetés kérdéseit. Annak tükrében kell vizsgálódást folytatni, hogy béreljük-e a rendszert, vagy saját infrastruktúrán fogjuk üzemeltetni. A megfelelő kompetencia rendelkezésre áll-e a cégen belül, vagy megvásároljuk, esetleg alkalmazunk valakit. Ezek költségét érdemes még a döntés előtt végiggondolni.
A későbbi fejlődési lehetőségek, a frissítések, szoftverkövetés kérdése nem azonnal felmerülő költséget jelentene, de a döntéshozatali folyamatot jelentősen befolyásolhatják. Azért is szükséges ezeket előre megfontolni, mert a tapasztalatok szerint sokan csak a bevezetés után döbbenek rá, hogy a rendszert fenn kell tartani, és működtetni is kell.